BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang masalah
Tingginya budaya gemar membaca, mengakibatkan meningkatnya minat membaca. Tanpa membaca orang tidak akan tahu apa-apa karena ibarat “ Buku Adalah Jendela Dunia”. Minat membaca ditunjukan dengan keinginan yang begitu kuat untuk melakukan kegiatan membaca. Untuk memenuhi kebutuhan kegiatan membaca tersebut, biasanya seseorang atau bahkan sekelompok orang akan pergi ke suatu tempat yang menyediakan bahan bacaan yang dibutuhkan, salah satunya yaitu perpustakaan.
Dalam sebuah perpustakaan tentunya terdapat sebuah peraturan dan hal utama yakni sebuah informasi. Dalam realitas dan fenomena yang ditemui, penyajian informasi dalam sebuah perpustakaan masih tergolong tradisionalis dan masih mengikuti cara lama. Hal ini bisa ditemui pada penyajian daftar buku, penyimpanan data anggota, peminjaman, dan lain sebagainya.
Progresifitas sains dan teknologi kontemporer banyak mengubah tatanan hidup atau sebuah aturan dan atau sistem tertentu. Dengan merujuk pada perkembangan teknologi tentunya sangat tepat jika pada sebuah layanan informasi sebuah perpustakaan dibuat lebih modern dan lebih memudahkan pemakai.
Dengan demikian, sebuah sistem informasi yang bisa mencakup hal tentang perpustakaan yang disatukan dalam sebuah wadah sistem informasi layanan perpustakaan merupakan pilihan yang tepat untuk mengolah dan memanag sebuah perpustakaan.
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan Informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatanya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Perpustakaan di kampus STIKOMP SURABAYA adalah jantung perguruan tinggi yang berperan aktif dalam pensciptaan iklim akademik. Melalui koleksi yang terus dikembangkan, perpustakaan menjadi penyedia sumber informasi dan sumber belajar utama yang menunjang kurikulum dan pengembangan softskill para mahasiswa dan dosen.
Tujuh fungsi utama yang dilaksanakan Perpustakaan STIKOMP SURABAYA adalah fungsi edukasi, Informasi, Riset, Rekreasi, Publikasi, Deposit dan Interpretasi. Pelaksanaan ketujuh fungsi ini tercermin pada koleksi, layanan,sarana prasarana yang dimiliki serta pada kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan perpustakaan dari dan untuk civitas akademik STIKOMP SURABAYA. Perpustakaan menyediakan koleksi yang menunjang kurikulum dan pengembangan softskill. Koleksi meliputi koleksi cetak dan non-cetak. STIKOM pun juga menyediakan modul-modul mata kuliah yang ada serta modul-modul praktek. Dan untuk menunjang minat membaca perpustakaan STIKOM selalu
1.2 Rumusan masalah
Tiap-tiap sistem pada perpustakaan STIKOMP SURABAYA merupakan masalah pokok Maka dibuatlah perumusan masalah pada proyek ini adalah “Apa saja kendala pada Sistem Informasi Perpustakaan di STIKOMP Surabaya dan bagaimana cara menemukan solusi yang baik ”.
1.3 Tujuan
Merujuk pada latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka tujuan yang henda kami capai dalam penelitian ini antara lain adalah :
1. Membuat sebuah sistem informasi perpustakaan yang dapat dijangkau oleh semua kalangan dan memberikan sebuah layanan informasi perpustakaan yang cepat dan modern.
2. Media informasi dan implementasi dari adanya teknologi yang bisa digunakan dalam pengelolaan data perpustakaan dan penyedianaan layanan perpustakaan.
1.4 Batasan masalah
Batasan masalah ini dibuat untuk membatasi pembahasan yang terlalu luas agar permasalahan yang dibahas tidak menyimpang dari lingkup yang ditentukan.
1. Tidak mengurusi bagian-bagian sistem di luar sistem perpustakaan di STIKOMP SURABAYA
2. Tidak menjelaskan segala sistem peminjaman,pengembalian,ataupun pendaftaran untuk dosen/karyawan
3. Tidak menjelaskan sistem e-resources dan sistem Cyber Terminal.
4. Tidak menjelaskan proses yang sifatnya teknis.
Dalam sebuah perpustakaan tentunya terdapat sebuah peraturan dan hal utama yakni sebuah informasi. Dalam realitas dan fenomena yang ditemui, penyajian informasi dalam sebuah perpustakaan masih tergolong tradisionalis dan masih mengikuti cara lama. Hal ini bisa ditemui pada penyajian daftar buku, penyimpanan data anggota, peminjaman, dan lain sebagainya.
Progresifitas sains dan teknologi kontemporer banyak mengubah tatanan hidup atau sebuah aturan dan atau sistem tertentu. Dengan merujuk pada perkembangan teknologi tentunya sangat tepat jika pada sebuah layanan informasi sebuah perpustakaan dibuat lebih modern dan lebih memudahkan pemakai.
Dengan demikian, sebuah sistem informasi yang bisa mencakup hal tentang perpustakaan yang disatukan dalam sebuah wadah sistem informasi layanan perpustakaan merupakan pilihan yang tepat untuk mengolah dan memanag sebuah perpustakaan.
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan Informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatanya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Perpustakaan di kampus STIKOMP SURABAYA adalah jantung perguruan tinggi yang berperan aktif dalam pensciptaan iklim akademik. Melalui koleksi yang terus dikembangkan, perpustakaan menjadi penyedia sumber informasi dan sumber belajar utama yang menunjang kurikulum dan pengembangan softskill para mahasiswa dan dosen.
Tujuh fungsi utama yang dilaksanakan Perpustakaan STIKOMP SURABAYA adalah fungsi edukasi, Informasi, Riset, Rekreasi, Publikasi, Deposit dan Interpretasi. Pelaksanaan ketujuh fungsi ini tercermin pada koleksi, layanan,sarana prasarana yang dimiliki serta pada kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan perpustakaan dari dan untuk civitas akademik STIKOMP SURABAYA. Perpustakaan menyediakan koleksi yang menunjang kurikulum dan pengembangan softskill. Koleksi meliputi koleksi cetak dan non-cetak. STIKOM pun juga menyediakan modul-modul mata kuliah yang ada serta modul-modul praktek. Dan untuk menunjang minat membaca perpustakaan STIKOM selalu
1.2 Rumusan masalah
Tiap-tiap sistem pada perpustakaan STIKOMP SURABAYA merupakan masalah pokok Maka dibuatlah perumusan masalah pada proyek ini adalah “Apa saja kendala pada Sistem Informasi Perpustakaan di STIKOMP Surabaya dan bagaimana cara menemukan solusi yang baik ”.
1.3 Tujuan
Merujuk pada latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka tujuan yang henda kami capai dalam penelitian ini antara lain adalah :
1. Membuat sebuah sistem informasi perpustakaan yang dapat dijangkau oleh semua kalangan dan memberikan sebuah layanan informasi perpustakaan yang cepat dan modern.
2. Media informasi dan implementasi dari adanya teknologi yang bisa digunakan dalam pengelolaan data perpustakaan dan penyedianaan layanan perpustakaan.
1.4 Batasan masalah
Batasan masalah ini dibuat untuk membatasi pembahasan yang terlalu luas agar permasalahan yang dibahas tidak menyimpang dari lingkup yang ditentukan.
1. Tidak mengurusi bagian-bagian sistem di luar sistem perpustakaan di STIKOMP SURABAYA
2. Tidak menjelaskan segala sistem peminjaman,pengembalian,ataupun pendaftaran untuk dosen/karyawan
3. Tidak menjelaskan sistem e-resources dan sistem Cyber Terminal.
4. Tidak menjelaskan proses yang sifatnya teknis.
BAB II
LANDASAN TEORI
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Umum Tentang Perpustakaan
1. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan merupakan sarana yang teramat vital dalam proses belajar-mengajar, oleh karena itu perpustakaan sekolah sering dipandang sebagai jantung program pendidikan (the heart educational Program). Dalam bidang perpustakaan mereka memberikan berbagai macam pendapat tentang pengertian perpustakaan. Pada dasarnya mereka dalam memberikan pengertian mempunyai maksud yang agak sama, akan tetapi sangat perlu diketahui antara pendapat mereka itu yang antara lain:
a. Menurut Dian Sinaga.
Perpustakaan sekolah ialah sarana penunjang pendidikan yang bertindak di satu pihak sebagai pelestari ilmu pengetahuan, dan di lain pihak sebagai sumber bahan pendidikan yang akan diwariskan kepada generasi yang lebih muda. Secara nyata perpustakaan sekolah merupakan sarana untuk proses belajar dan mengajar bagi guru maupun bagi murid.
b. Menurut Ibrahim Bafadal
Perpustakaan sekolah adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu yang mengelolah bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis manurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya.
c. Menurut Sulistyo – Basuki
Perpustakaan sekolah adalah kumpulan materi tercetak dalam media non cetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai. Dari beberapa pengertian diatas, terlihat adanya beberapa unsur pokok dalam pengertian perpustakaan sekolah yaitu:
a. Tempat menyimpan, mengumpulkan dan memelihara koleksi bahan bacaan.
b. Koleksi bahan pustaka yang dikelolah secara sistematis.
c. Merupakan unit kerja yang berada di lingkungan sekolah
d. Digunakan siswa dan guru sebagai penunjang keberhasilan belajar di sekolah tersebut.
a. Menurut Dian Sinaga.
Perpustakaan sekolah ialah sarana penunjang pendidikan yang bertindak di satu pihak sebagai pelestari ilmu pengetahuan, dan di lain pihak sebagai sumber bahan pendidikan yang akan diwariskan kepada generasi yang lebih muda. Secara nyata perpustakaan sekolah merupakan sarana untuk proses belajar dan mengajar bagi guru maupun bagi murid.
b. Menurut Ibrahim Bafadal
Perpustakaan sekolah adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu yang mengelolah bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis manurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya.
c. Menurut Sulistyo – Basuki
Perpustakaan sekolah adalah kumpulan materi tercetak dalam media non cetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai. Dari beberapa pengertian diatas, terlihat adanya beberapa unsur pokok dalam pengertian perpustakaan sekolah yaitu:
a. Tempat menyimpan, mengumpulkan dan memelihara koleksi bahan bacaan.
b. Koleksi bahan pustaka yang dikelolah secara sistematis.
c. Merupakan unit kerja yang berada di lingkungan sekolah
d. Digunakan siswa dan guru sebagai penunjang keberhasilan belajar di sekolah tersebut.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Sistem peminjaman
Peraturan umum peminjaman:
1. Menggunakan KTM/kartu Perpustakaan milik sendiri.
2. Jumlah dan lama waktu peminjaman mengikuti status pengguna sesuai dengan data dari AAK/ prodi/ PDSM.
3. Peminjaman koleksi dapat diperpanjang minimal sehari sebelum jatuh tempo kecuali koleksi tersebut dipesan oleh pengguna lain.
Prosedur peminjaman koleksi bagi Mahasiswa:
1. Tulis nomer ID NIM di lidah buku.
2. Scan barcode pada KTM/ kartu perpustakaan dengan menggunakan barcode reader yang tersedia di komputer peminjaman mandiri.
3. Scan barcode induk koleksi yang akan dipinjam.
4. Untuk keamanan, pastikan aplikasi sirkulasi kembali ke menu utama dengan men-scan barcode EXIT pada komputer sirkulasi mandiri
Sistem Pengembalian Koleksi
Ketentuan umum peminjaman :
Buku yang dikembalikan berasal dari buku yang dipinjam di perpustakaan STIKOMP SURABAYA.
Prosedur pengembalian buku :
1. Mahasiswa/anggota aktif/anggota baca menyerahkan koleksi yang dipinjam kepada petugas.
2. Kemudian petugas akan me-scan barcode koleksi.
3. Petugas juga akan memeriksa jadwal pengembalian.
4. Jika pengembalian melebihi batas waktu jadwal pengembalian maka akan masuk ke proses denda, jika tidak maka petugas akan mencoret tanggal pengembalian. Petugas juga akan menyimpan data buku yang sudah dikembalikan.
5. Selanjutnya mahasiswa ingin meminjam kembali maka mahasiswa/anggota aktif/anggota pasif akan masuk ke proses peminjaman.
6. Jika tidak, maka proses tersebut aka selesai.
Sistem denda
1. Ketentuan umum sistem denda :
Buku yang terlambat/ melebihi batas waktu dikembalikan oleh Mahasiswa/anggota pasif/ anggota baca.
2. Denda keterlambatan tiap hari dan tiap eksemplarnya adalah :
- Buku umum : Rp 300,-
- Buku dengan bertanda bulatan merah besar : Rp 1.000,-
- Majalah lepas (bukan bendelan) : Rp 300,-
- Majalah bendelan/majalah luar negeri/ jurnal : Rp 1.000,-
- CD : Rp 1.000,-
3. Skorsing (sanksi berupa pencabutan hak pinjam)
-Terlambat 5-10 hari : skorsing 5 hari
- Terlambat lebih dari 15 hari : skorsing 30 hari
4. Bagi yang merusakkan atau menghilangkan koleksi diberikan sanksi sebagai berikut:
- Wajib mengganti koleksi yang sama dan ditambah dengan mengganti biaya pengolahan sebesar Rp 2.000,- tiap eksemplar.
- Merusakkan kotak CD wajib mengganti yang baru atau membayar sebesar harga kotak yang berlaku.
5. Surat peringatan ( bila diperlukan ) akan diterbitka dengan ketentuan:
- Surat peringatan I, kepada mahasiswa/alumni/anggota baca terlambat sampai 1 bulan.
- Surat peringatan II (mengetahui Pembantu Ketua I) kepada Mahasiswa yang tidak mengindahkan surat Peringatan I, dengan tembusan Ketua.
Prosedur denda :
1 Mahasiswa menyerahkan buku yang terlambat kepada Petugas.
2 Kemudian Petugas menghitung denda berdasarkan jeda waktu terlambat.
3 Petugas menyesuaikan berapa yang harus dibayar sesuai dengan ketentuan umum.
4 Petugas menyerahkan laporan denda yang harus dibayar kepada Mahasiswa.
5 Mahasiswa membayar denda pada Petugas..
6 Petugas menerima pembayaran denda.
7 Petugas menginputkan data pembayaran denda.
8 Keluar data berupa laporan denda.
9 Kemudian Petugas menyimpan laporan pembayaran denda di storage perpustakaan Stikom Surabaya.
Bagan Alir Sistem Peminjaman
Bagan Alir Sistem Pengembalian
Bagan Alir Denda
Konteks Diagram
DFD Level 0
DFD Level 1 Peminjaman
DFD Level 1 Pengembalian
DFD Level 2 Pengembalian
Peraturan umum peminjaman:
1. Menggunakan KTM/kartu Perpustakaan milik sendiri.
2. Jumlah dan lama waktu peminjaman mengikuti status pengguna sesuai dengan data dari AAK/ prodi/ PDSM.
3. Peminjaman koleksi dapat diperpanjang minimal sehari sebelum jatuh tempo kecuali koleksi tersebut dipesan oleh pengguna lain.
Prosedur peminjaman koleksi bagi Mahasiswa:
1. Tulis nomer ID NIM di lidah buku.
2. Scan barcode pada KTM/ kartu perpustakaan dengan menggunakan barcode reader yang tersedia di komputer peminjaman mandiri.
3. Scan barcode induk koleksi yang akan dipinjam.
4. Untuk keamanan, pastikan aplikasi sirkulasi kembali ke menu utama dengan men-scan barcode EXIT pada komputer sirkulasi mandiri
Sistem Pengembalian Koleksi
Ketentuan umum peminjaman :
Buku yang dikembalikan berasal dari buku yang dipinjam di perpustakaan STIKOMP SURABAYA.
Prosedur pengembalian buku :
1. Mahasiswa/anggota aktif/anggota baca menyerahkan koleksi yang dipinjam kepada petugas.
2. Kemudian petugas akan me-scan barcode koleksi.
3. Petugas juga akan memeriksa jadwal pengembalian.
4. Jika pengembalian melebihi batas waktu jadwal pengembalian maka akan masuk ke proses denda, jika tidak maka petugas akan mencoret tanggal pengembalian. Petugas juga akan menyimpan data buku yang sudah dikembalikan.
5. Selanjutnya mahasiswa ingin meminjam kembali maka mahasiswa/anggota aktif/anggota pasif akan masuk ke proses peminjaman.
6. Jika tidak, maka proses tersebut aka selesai.
Sistem denda
1. Ketentuan umum sistem denda :
Buku yang terlambat/ melebihi batas waktu dikembalikan oleh Mahasiswa/anggota pasif/ anggota baca.
2. Denda keterlambatan tiap hari dan tiap eksemplarnya adalah :
- Buku umum : Rp 300,-
- Buku dengan bertanda bulatan merah besar : Rp 1.000,-
- Majalah lepas (bukan bendelan) : Rp 300,-
- Majalah bendelan/majalah luar negeri/ jurnal : Rp 1.000,-
- CD : Rp 1.000,-
3. Skorsing (sanksi berupa pencabutan hak pinjam)
-Terlambat 5-10 hari : skorsing 5 hari
- Terlambat lebih dari 15 hari : skorsing 30 hari
4. Bagi yang merusakkan atau menghilangkan koleksi diberikan sanksi sebagai berikut:
- Wajib mengganti koleksi yang sama dan ditambah dengan mengganti biaya pengolahan sebesar Rp 2.000,- tiap eksemplar.
- Merusakkan kotak CD wajib mengganti yang baru atau membayar sebesar harga kotak yang berlaku.
5. Surat peringatan ( bila diperlukan ) akan diterbitka dengan ketentuan:
- Surat peringatan I, kepada mahasiswa/alumni/anggota baca terlambat sampai 1 bulan.
- Surat peringatan II (mengetahui Pembantu Ketua I) kepada Mahasiswa yang tidak mengindahkan surat Peringatan I, dengan tembusan Ketua.
Prosedur denda :
1 Mahasiswa menyerahkan buku yang terlambat kepada Petugas.
2 Kemudian Petugas menghitung denda berdasarkan jeda waktu terlambat.
3 Petugas menyesuaikan berapa yang harus dibayar sesuai dengan ketentuan umum.
4 Petugas menyerahkan laporan denda yang harus dibayar kepada Mahasiswa.
5 Mahasiswa membayar denda pada Petugas..
6 Petugas menerima pembayaran denda.
7 Petugas menginputkan data pembayaran denda.
8 Keluar data berupa laporan denda.
9 Kemudian Petugas menyimpan laporan pembayaran denda di storage perpustakaan Stikom Surabaya.
Bagan Alir Sistem Peminjaman
Bagan Alir Sistem Pengembalian
Bagan Alir Denda
Konteks Diagram
DFD Level 0
DFD Level 1 Peminjaman
DFD Level 1 Pengembalian
DFD Level 2 Pengembalian
” Proses pembuatan ini mudah, seperti biasa menggunakan PHP tapi kali ini sudah memasuki ke database MySQL (*jarang nieh..) , jadi mungkin bagi newbie agak sulit, tapi akan saya coba untuk membuat mengerti para newbie. Tidak perlu berpanjang lebar langsung saja :
